Kennisbank – Onvia

Naast de dagelijkse werkzaamheden waarin jij je bezighoudt met de gezondheid en vitaliteit van jouw medewerkers, vergeten wij jou als gebruiker natuurlijk niet! In de komende tijd zal Onvia samen met haar gebruikers, gezonde keuzes maken die direct betrekking hebben op het gebruiksgemak binnen de applicatie. Bekijk de eerste resultaten en maak kennis met het nieuwe werken binnen Onvia Verzuim.

Verzuimsoftware en de invoering modernisering ziektewet

De Modernisering van de Ziektewet is vaak in het nieuws geweest. De wetswijzigingen hebben een enorme impact op werkgevers en werknemers. Het stelt ook eisen aan verzuimsoftware. Onvia volgt de ontwikkelingen op het gebied van wet-en regelgeving en sociale zekerheid op de voet en zet de belangrijkste zaken op een rij.

Aanleiding modernisering Ziektewet

De uitkeringslasten van de zogenaamde flexwerkers in de Ziektewet en WGA (Wet Gedeeltelijk Arbeidsongeschikten) zijn de afgelopen jaren enorm toegenomen.Werkgeversprikkels zoals invoering en verlenging van de loondoorbetalingsverplichting, Poortwachter en WAO/WIA premiedifferentiatie in het reguliere arbeidsproces zijn enorm succesvol geweest (aantal lopende uitkeringen is meer dan gehalveerd). Echter hebben deze regelingen weinig tot geen effect gehad op de populatie flexwerkers.

Gevolgen voor de werknemer

Voor zieke werknemers met een tijdelijk contract wordt onder andere de duur van de Ziektewetuitkering op basis van het laatst verdiende loon afhankelijk van het aantal jaren dat zij gewerkt hebben (loongerelateerde uitkering). Deze maatregel wordt op verzoek van de Eerste Kamer uitgesteld tot 1 januari 2014. In deze uitstelperiode wordt gezocht naar een alternatief. De kamer vindt het niet acceptabel dat een uitkeringsgerechtigde na de loongerelateerde uitkeringsperiode terugvalt op 70 procent van het minimumloon.

Gevolgen voor de werkgever: Financieel

De aanpassingen hebben alleen betrekking op werknemers waarvoor geen loondoorbetalingsverplichting van een werkgever geldt en om die reden in de Ziektewet terecht komen. Het gaat hierbij vooral om uitzendkrachten en werknemers met een contract voor bepaalde tijd van wie het contract bij ziekte niet verlengd wordt. De Ziektewet- en WGA-uitkeringslasten van flexwerkers worden momenteel nog via een sectorpremie door werkgevers gefinancierd.

Vanaf 1 januari 2012

Het is zeer belangrijk dat alle ziek uit dienstmeldingen geregistreerd blijven en dat de re-integratie gevolgd blijft. Hoewel deze financiële prikkel voor werkgevers pas per 1 januari 2014 ingaat, is het van belang voor werkgevers om alle ziek uit dienstmeldingen nu al goed te registeren en de re-integratie van deze groep te volgen. De toerekening van de uitkeringen aan de werkgevers zal namelijk plaatsvinden conform de WGA. Dit houdt in dat UWV de Ziektewetuitkeringen van twee kalenderjaren daarvoor (dus 2012!) doorrekent in de premie. Werkgevers kunnen tot 1 januari 2016 echter nog niet kiezen voor het eigenrisicodragerschap WGA flex-werknemers.

Vanaf 1 januari 2014

Vanaf 1 januari 2014 gaan werkgevers echter (afhankelijk van de totale loonsom) een individuele premie betalen die wordt vastgesteld op basis van de specifieke Ziektewet- en WGA-uitkeringslast die aan die werkgever is toe te rekenen. Toerekening vindt plaats op basis van de 1e ziektedag, ligt deze binnen het dienstverband of binnen 4 weken na uitdiensttreding, dan is de uitkeringslast toe te rekenen aan de werkgever. Voor werkgevers betekent dit vanaf 2014 premiedifferentiatie in het publieke bestel voor de Ziektewet en de WGA:

Sectorale premiedifferentiatie voor kleine werkgevers (<10 maal de gemiddelde loonsom = € 302.000 in 2012)
Een combinatie van sectorale en individuele premiedifferentie voor middelgrote werkgevers (>10 en <100 maal de gemiddelde loonsom)
Individuele premiedifferentiatie voor grote werkgevers (>100 maal de gemiddelde loonsom = € 3.020.000 in 2012)

Werkgevers krijgen hierbij de keuze tussen een premie in het publieke bestel dan wel het Ziektewet Eigen Risicodragerschap (met private herverzekering)

Vanaf 1 januari 2016

Vanaf 2016 krijgen alle werkgevers één premie gepresenteerd voor zowel de WGA lasten van vast personeel alsook de WGA lasten van flexwerkers: de totale WGA lasten. Is een werkgever al eigenrisicodrager voor de WGA? Dan zal er vanaf 2016 sprake moeten zijn van een aanvullende garantieverklaring (verzekering). De werkgever kan er ook voor kiezen om terug te keren naar het UWV. De werkgever blijft dan wel verantwoordelijk voor bestaande WGA lasten (de zogenaamde staartlasten). Deze lasten (uitlooprisico) bli jven gedekt door de private verzekering. Werkgevers die nog in het publieke bestel zitten, krijgen dan te maken met of een sectorpremie of een gedifferentieerde premie voor de totale WGA lasten. Zij kunnen er op hun beurt voor kiezen om eigenrisicodrager voor de totale WGA lasten te worden en dit onder te brengen bij een verzekeraar.

Bron: Ministerie Sociale Zekerheid en Werkgelegenheid

Informatiebeveiliging Onvia: Jouw gegevens goed beveiligd

Wij willen je de zekerheid bieden dat jouw gegevens bij ons goed beveiligd zijn. Onvia is als leverancier van verzuimapplicaties daarom ISO 27001 gecertificeerd. Dit betekent dat onze verzuimapplicatie voldoet aan de hoge standaard op het gebied van informatiebeveiliging.

ISO 27001 certificering

Een ISO 27001 certificering ondersteunt organisaties bij het beheren en beveiligen van waardevolle bedrijfsgegevens. Met de ISO 27001 certificering kan Onvia haar klanten aantoonbare zekerheid bieden dat gegevens goed zijn beveiligd. In het certificeringstraject is Onvia bijgestaan door NOK-IB, een onafhankelijke adviespartij die organisaties helpt met het vaststellen en uitvoeren van informatieveiligheidsbeleid en het uitvoeren van risicoanalyses. De officiële certificering is uitgevoerd door DEKRA, marktleider op het gebied van audits en certificering. Een ISO 27001-certificering is een proces en niet een eenmalige activiteit. Regelmatig wordt gecontroleerd of onze processen nog steeds zo ingericht zijn dat ze voldoen aan de opgelegde standaarden. Informatiebeveiliging is dus bij ons geborgd, nu en in de toekomst.

NEN 7510 certificering

De NEN 7510-1 toont aan dat alle informatie verantwoordelijk en veilig worden behandeld. Met deze certificering kan Onvia haar klanten zekerheid bieden dat persoons- en verzuimgegevens op de juiste manier gewaarborgd en verwerkt worden. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de ICT-processen maar voornamelijk ook naar hoe onze medewerkers met uw persoonlijke gegevens omgaan. De NEN 7510 is de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg.

Sterke authenticatie

Voor Onvia is een hoge graad van informatiebeveiliging zeer belangrijk en randvoorwaardelijk. Vandaag de dag kunnen ‘zwakke’ wachtwoorden daarom ook niet langer worden getolereerd. Er mag geen enkele twijfel bestaan over de identiteit van de eindgebruiker en een veilige toegang tot bedrijfsapplicaties dient gegarandeerd te zijn. Hoe meer factoren de persoonlijke identiteit kunnen vaststellen, hoe betrouwbaarder de authenticiteit. Om dit te waarborgen biedt Onvia verschillende vormen van twee factor authenticatie aan.

Duurzame inzetbaarheid

Je wilt het beste halen uit jouw medewerkers, zodat ze langer en gezond door kunnen werken. Hoe kun je de inzetbaarheid van werknemers (met gezondheidsproblemen) verbeteren?

Privacy en het verzuimdossier

Werkgevers hebben behoefte aan steeds meer informatie over de zieke werknemer. Dit onder andere als gevolg van het actiever ziekteverzuimbeleid, de strengere re-integratieverplichtingen voor werknemer en werkgever en de verplichting voor de werkgever om langer loon door te betalen. Ook andere partijen, zoals arbodiensten, re-integratiebedrijven, het Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen en verzuimverzekeraars, hebben deze informatie nodig. Deze toenemende behoefte aan informatie raakt direct aan de privacy van de zieke werknemer. Het is belangrijk dat hier zorgvuldig mee om wordt gegaan.

Autorisaties voor werken met verzuimsoftware

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is toezichthouder op de Algemene verordering gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens volgt de digitale verwerking van persoonsgegevens nauwlettend. Ze wijst de softwareleveranciers (de verwerkers) en de opdrachtgevers (verantwoordelijken) op hun taken en verplichtingen. Onvia heeft vanuit deze wetgeving de rol van verwerker. Onze applicaties voldoen aan de eisen die de Autoriteit Persoonsgegevens stelt aan verzuimapplicaties. Zo is het medisch dossier van de Onvia software alleen toegankelijk voor de daarvoor geautoriseerde gebruiker. Dit zijn gebruikers met een BIG registratienummer, namelijk de bedrijfsartsen of mensen die mogen werken vanuit de verlengde-armconstructie onder toezicht van een bedrijfsarts. Onvia is ISO 27001 en NEN7510 gecertificeerd, wij hanteren daarom strenge procedures voor deze autorisatie. Onvia ziet er op toe dat alleen bedrijfsartsen geautoriseerd worden voor het kunnen inzien/bewerken van een medisch dossier.

Verslaglegging in het verzuimdossier

Het verzuimdossier in de Onvia-applicaties is toegankelijk voor de daartoe geautoriseerde case-/verzuimmanagers. Elke casemanager heeft toegang tot zijn/haar eigen caseload. De verslaglegging in een verzuimdossier mag beslist geen medisch karakter hebben, dat is natuurlijk heel erg lastig. Immers, de werknemer vertelt vaak veel uit eigen beweging en gebruikt daarbij termen als: griep, verkoudheid, hernia, paracetamol, fysiotherapie etc. Deze terminologie hoort niet thuis in een verzuimdossier. Echter veel van deze informatie is wel handig voor de bedrijfsarts of werkgever. Hoe hier nu mee om te gaan? Praktijk en wetgeving lijken haaks op elkaar te staan. Wanneer we verzuimbegeleiding en registratie gaan benaderen vanuit het perspectief van mogelijkheden en onmogelijkheden is er wel registratie mogelijk. Immers is uiteindelijk de vraag ‘wat kan een (verzuimende) werknemer nog wel?’ veel relevanter dan te weten/registreren dat hij/zij een hernia heeft. Het vastleggen van: werknemer kan niet langer dan een kwartier zitten, kan lopen, kan niet langer dan 10 minuten staan, vertaalt zich dan tot de werkzaamheden die de (verzuimende) werknemer vanuit zijn/haar functie moet uitvoeren. Dus niet de oorzaak maar de gevolgen voor houdingen en bewegingen zijn belangrijk te registreren. We kennen allemaal de FML of AML, de functionele-mogelijkhedenlijst of actuele-mogelijkhedenlijst. De daarin beschreven categorieën en houdingen en bewegingen zijn een leidraad voor verslaglegging in een verzuimdossier. Hiermee verandert de registratie van de ziekmelding dan ook.

Medische blacklist

Wij hebben gemerkt dat veel professionals worstelen met de verslaglegging van verzuimdata zoals hierboven beschreven. Daarom hebben wij voor de Onvia Verzuim-applicatie een medische blacklisttool ontwikkeld. Deze tool kan desgewenst door de applicatiebeheerder geactiveerd worden. De tool geeft een signaal wanneer een medische term wordt gebruikt. Er wordt hierbij uitgegaan van een vooraf gedefinieerde medische blacklist. De tool attendeert gebruikers dus op medische termen en helpt daarmee met het veranderen van geijkte verslagleggingsgebruiken in een verzuimdossier.

Vuistregels omgang privacy in het verzuimdossier

Communiceer met medewerkers niet in termen van ‘wat iemand heeft’ maar van ‘wat iemand kan of niet kan’ en leg dit ook op dezelfde manier vast!
Zorgvuldigheid bij vastleggen medische gegevens: toegang, autorisatie.
Uitwisseling medische gegevens conform KNMG- en NVAB-richtlijnen.
Ethische gedragscode en klachtenregeling RNVC.
Niet medische documentatie in termen van arbeidsmogelijkheden en arbeidsbeperkingen.
Managementinformatie mag niet herleidbaar zijn op persoonsniveau.