Privacyregels bij ziekmelding – Welke gegevens mag je als werkgever uitvragen en registeren?

Wat mag je allemaal vastleggen bij een zieke werknemer? Autoriteit personeelsgegevens heeft beleidsregels opgesteld over de verwerking van persoonsgegevens. In deze editie vertellen wij je wat de regels zijn bij het uitvragen en vastleggen van gegevens voor werkgevers.

Gegevens die je mag uitvragen bij een ziekmelding

Wanneer uw werknemer zich ziek meldt, mag u enkel vragen stellen die die voor u noodzakelijk zijn. Dit is informatie dat nodig is voor de verwerking van de ziekte, het oppakken van de werkzaamheden en de loondoorbetaling. De informatie die u mag uitvragen is:

• Telefoonnummer
• Verwachte duur ziekte
• Wat de lopende werkzaamheden en afspraken zijn
• Of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval of verkeersongeval met regresmogelijkheid.

Let op: u mag niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is.

Het is verboden om naar de aard en de oorzaak van het verzuim te vragen en te registreren. Deze informatie valt namelijk onder de bijzondere persoonsgegevens. In sommige gevallen vertelt de werknemer zelf wat er aan de hand is of welke medicijnen zij gebruikt. Deze informatie mag je uiteraard wel aanhoren maar niet registreren of delen met andere collega’s. Zelfs als de werknemer toestemming geeft om het te registreren is het voor u verboden.

Gegevens die je mag registeren in de Onvia Verzuimapplicatie

Volgens de Autoriteit persoonsgegevens mag u enkel gegevens in een verzuimsysteem registreren wanneer er een verwerkingsovereenkomst is afgesloten met het bedrijf dat het systeem beheert. Onvia geldt in dit geval dan ook als verwerker. Dit betekent dat je vóór gebruik van onze applicatie onze verwerkingsovereenkomst getekend.

Als werkgever mag je geen medische gegevens registeren in het systeem, maar enkel de noodzakelijke gegevens die hierboven zijn genoemd.  In de verzuimapplicatie zijn hier invoervelden voor aangemaakt waarbij beperkingen zijn ingesteld conform de Autoriteit Persoonsgegevens.  Daarnaast bestaat de mogelijkheid te kiezen voor de waarde ‘onbekend’. De bedrijfsarts of arbodienst zijn hiertoe wel bevoegd. Het is zelfs toegestaan om dit te registeren in hetzelfde verzuimsysteem als waarin de werkgever werkt. Een vereiste is daarbij dat je als werkgever geen toegang heeft tot deze gegevens.

Om je te beschermen bij het registeren van de juiste gegevens, heeft de Onvia Verzuimapplicatie een medische blacklist. Deze medische blacklist verifieert bij de invoer van gegevens of medische termen worden gebruikt die niet zijn toegestaan. Bij het bevestigen (opslaan) van de gegevens wordt de gebruiker hierop geattendeerd. De gebruiker dient deze term te veranderen in een andere term en/of te laten vervangen door een voorgestelde term. Hiermee kan verkeerde ‘medische’ invoer worden voorkomen.