Privacyregels bij ziekmelding – Welke gegevens mag je als arbodienst verwerken?

Eerder hebben wij de privacyregels bij ziekteverzuim voor werkgevers besproken. In deze editie vertellen we welke gegevens een arbodienst mag verwerken, voor hoelang en op welke wijze dit mogelijk is in de Onvia Verzuimapplicatie.

Welke gegevens mag de arbodienst verwerken?

Wanneer een werknemer ziek is, ontvangt de arbodienst de ziekmelding van de werkgever. Hierbij worden gegevens doorgegeven als naam, adres , telefoonnummer en informatie die de werknemer heeft aangegeven bij de ziekmelding. De arbodienst mag de medische gegevens van de werknemer opvragen bij de arbo-arts, maar alleen wanneer de werknemer een schriftelijke machtiging heeft afgegeven. Dit wordt gebruikt om een goed oordeel te kunnen vormen over de arbeidsongeschiktheid en re-integratie.

Welke gegevens mag de arbodienst doorgeven?

De arbodienst beschikt over privacygevoelige gegevens en mag niet alle informatie zomaar delen. Zo mogen alleen de noodzakelijke gegevens gedeeld worden met de werkgever wanneer dit nodig is voor bijvoorbeeld de loondoorbetaling of de verzuimbegeleiding. Dit geldt ook voor het doorgeven van gegevens aan het Sociaal Medisch Team (SMT). Het gaat hierbij om gegevens als:

• De verwachte duur van verzuim.
• Werkzaamheden die de werknemer wel en niet meer kan uitvoeren.
• De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is.
• Adviezen voor de re-integratie.

Aan het UWV worden enkel de strikt noodzakelijke medische gegevens gedeeld. Dit is verplicht zodat het UWV de werkzaamheden kan uitvoeren.

Op welke wijze kan de arbodienst dit verwerken in de verzuimapplicatie?

Bij de arbodienst heeft niet iedereen toegang tot het werknemersdossier. Bij het medisch dossier hebben enkel personen toegang die direct bij de behandeling betrokken zijn . Zo is de casemanager die de regie voert meestal niet bevoegd om medische gegevens in te zien, maar de casemanager taakdelegatie wel. Daarnaast hebben de volgende personen toegang tot het medisch dossier:

• de bedrijfsarts;
• verpleegkundigen;
• doktersassistenten;

Het verzuimdossier is in de Onvia applicatie is toegankelijk voor de daartoe geautoriseerde gebruiker. Het is zelfs mogelijk om verschillende gebruikers aan te maken die andere rechten hebben. Per gebruiker wordt ingesteld welke gegevens inzichtelijk zijn en wat verwerkt mag worden. Dit geldt ook voor het medisch dossier. Zo is het medisch dossier alleen toegankelijk voor een gebruiker met een BIG registratienummer. Dit zijn de bedrijfsartsen of mensen die mogen werken vanuit de verlengde-armconstructie onder toezicht van een bedrijfsarts, de casemanager taakdelegatie.