Welke verzendwijze is toegestaan om een oproepbrief van een medewerker bij het spreekuur te versturen?

Als een werknemer ziek is, kan de bedrijfsarts of arboarts de werknemer uitnodigen op het spreekuur. De oproepbrief kan per post, e-mail of via de SelfService van Onvia worden verstuurd. Welke wijze van verzenden is toegestaan en waar moet u op letten?

De autoriteit persoonsgegevens kwalificeert een bezoek aan de bedrijfsarts als privacygevoelig. Hier kan namelijk uit worden afgeleid dat iemand ziek is of dreigt te worden. Bijvoorbeeld als gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om de bedrijfsarts preventief te bezoeken. Om deze reden moeten dezelfde maatregelen getroffen worden dan wanneer het gaat over medische gegevens. Over het algemeen gelden hiervoor de zwaarste eisen. Een oproepbrief versturen via de SelfService van Onvia is dan een van de veiligste keuze. SelfService biedt de medewerker de mogelijkheid om de oproepbrief bij Onvia in te zien via een beveiligde link met SMS-verificatie. Ook al zou het e-mailadres van de medewerker onjuist zijn, dan kan de oproepbrief nooit door een ander ingezien worden omdat deze niet beschikt over de telefoon waarop de SMS binnen komt.

Werkgevers willen in sommige gevallen aantonen dat de uitnodiging de werknemer heeft bereikt, vooral als de werknemer vervolgens niet komt opdagen. De uitnodiging mag per e-mail worden verstuurd, maar de kans bestaat dat het bij de verkeerde ontvanger terechtkomt. Wanneer dit het geval is, moet direct een datalek bij de autoriteit persoonsgegevens worden gemeld. Ook de betrokkene zal over het datalek moeten worden geïnformeerd. Van belang is dus dat de informatie de juiste persoon bereikt en niet het verkeerde e-mail adres wordt gebruikt. In dat geval is verzending per aangetekende post de beste optie.